Det er vist de færreste mennesker, der har som deres yndlingsbeskæftigelse at starte i et nyt job med alt, hvad det indebærer. Nye omgivelser, nye rutiner, nye arbejdsopgaver, og frem for alt: nye kollegaer. Det er med sommerfugle i maven og en vis spænding, man går den første tid i møde.
Der skal to til tango. Så hvad er virksomhedens ansvar for god onboarding, og hvad er den enkelte medarbejders ansvar? Det vil denne artikel forsøge at komme med nogle bud på fra forskellige vinkler.
Flere undersøgelser viser, at det tager omkring tre måneder at falde til på en ny arbejdsplads. De fleste prøveperioder – hvis en virksomhed benytter sig af det – er også typisk på tre måneder.
Hvorfor bruge ressourcer på onboarding?
En god modtagelse af en ny kollega er afgørende for at sikre, at vedkommende føler sig velkommen på sit nye job. Det handler om at skabe en positiv oplevelse for den nye medarbejder, hvor han eller hun kan føle sig komfortabel og integreret i arbejdsmiljøet.
God onboarding er en proces, hvor nye medarbejdere bliver indført i virksomhedens kultur og værdier på en naturlig måde, samtidig med at de får de nødvendige informationer til at udføre deres job effektivt. En vellykket onboarding proces kan have mange fordele, herunder øget medarbejderengagement, forbedret produktivitet og lavere omsætningsrater.
Her er nogle bud på vigtige elementer i god onboarding:
1. Velkomst og introduktion
2. Information og orientering
3. Klare forventninger
4. Rundvisning
5. Træning og uddannelse
6. Tilgængelige ressourcer
7. Social integration
8. Feedback og evaluering
- CASE: Michael på 47 år er netop blevet ansat som ny afdelingschef i en mellemstor virksomhed, der producerer komponenter til metalvareindustrien. Han kommer fra en lignende stilling i en større servicevirksomhed.
1. Velkomst og introduktion
Sørg for at give Michael en varm og venlig velkomst. Ring gerne til ham nogle dage før første arbejdsdag for at sige, at I glæder jer til at møde ham. Den dag, han starter i sit nye job, møder I ham ved døren og følger ham til sit nye kontor. Naturligvis står der en buket blomster og et kort på hans bord, og hans arbejdsområde er rent og pænt og klar til brug.
Allerede den første dag bliver Michael præsenteret for resten af teamet og den del af organisationens ledelse, som har deres daglige gang i virksomheden.
2. Information og orientering
Invitér til et møde, hvor Michaels nærmeste afdelingslederkollegaer og hans nøglemedarbejdere deltager. Her gennemgår Michaels nærmeste leder de praktiske aspekter af hans job, herunder de vigtigste arbejdsopgaver og ansvarsområder.
En vigtig del af et sådant orienteringsmøde er også en gennemgang af virksomhedens struktur og opbygning, kulturen i arbejdsmiljøet og personalepolitikker. Alt sammen holdt op mod virksomhedens visioner og værdier.
3. Klare forventninger
Et ofte overset aspekt i god onboarding er udmeldingen om klare forventninger til en ny medarbejder. Eftersom Michael kommer fra en lignende stilling som afdelingsleder, kunne hans kollegaer forledes til at tro, at så ved han også, hvad der forventes af ham.
Det behøver på ingen måde være tilfældet. For det første skal han nu fungere i en produktionsvirksomhed, hvor han tidligere var i en servicevirksomhed. Det kan godt udgøre en forskel. Vær derfor helt klar i spyttet om de forventninger, virksomheden har til Michaels rolle, ansvarsområder og målsætning. Det hjælper også ham til at forstå, hvad der helt præcist forventes af ham.
4. Rundvisning
Noget så banalt som en rundtur i virksomheden er et vigtigt punkt på dagsordenen den første dag. Tag Michael med rundt til de faciliteter, han skal bruge ofte, herunder vigtige områder som mødelokaler, toilet, køkken, pauserum osv. Helt perfekt vil det være, hvis han kan få udleveret en plantegning over virksomheden samtidig.
5. Træning og oplæring
Sørg for, at Michael får den nødvendige oplæring for at kunne udføre sit job korrekt. I hans tilfælde vil det typisk være teknisk træning, produktkendskab og procedurer. Disse kan afvige ret kraftigt fra det, han kender fra en servicevirksomhed. Alt efter, hvor kompliceret en teknik, han skal sætte sig ind i fremadrettet, kan hans træning foregå både som decideret efteruddannelse og som ”sidemandsoplæring” internt i virksomheden.
6. Tilgængelige ressourcer
Sørg for, at Michael har adgang til alle de ressourcer, han skal bruge i sin hverdag. Det er vigtigt, at han ikke skal bruge masser af sin tid på at få IT-programmer og software installeret, og naturligvis skal han have adgang til alle relevante dokumenter og adgangskoder fra dag 1.
7. Social integration
Giv mulighed for, at Michael så hurtigt som muligt kommer med til sociale aktiviteter eller arrangementer, hvor han kan lære sine kollegaer at kende uden for arbejdsmiljøet. Det vil hjælpe ham med at opbygge relationer på kryds og tværs i organisationen og føle sig som en del af teamet.
8. Feedback og evaluering
Planlæg regelmæssige opfølgningsmøder for at tjekke ind med Michael og give ham mulighed for at stille spørgsmål og give feedback. Det er vigtigt at vise, at du som arbejdsgiver er tilgængelig og interesseret i hans trivsel og udvikling.
Læs også: Generation Z og arbejdsmarkedet – hvad skal du som arbejdsgiver være opmærksom på?
En god investering
En god onboarding proces er en investering i både medarbejderens og virksomhedens succes. Jo bedre tilrettelagt, jo mere kan god onboarding hjælpe med at opbygge et positivt arbejdsmiljø og fremme den generelle medarbejdertrivsel.
Det er vigtigt at understrege, at en effektiv onboarding proces kan variere afhængig af virksomhedens størrelse, branche og kultur, så det er vigtigt at tilpasse den til specifikke behov.
Læs også: Remote onboarding: Gode råd til en vellykket integration af remote medarbejdere