Der er vist ikke mange arbejdsgivere, der synes, at de telefonsamtaler eller mails, hvor du er nødt til at give et afslag til en ellers dygtig kandidat, er det fedeste i verden. Men når du alligevel har kontakt til de kandidater, der ikke blev valgt, så brug lige lidt ekstra tid på at give konstruktiv feedback. Det skylder du dem.
Dermed ikke være sagt, at du skal ringe hver enkelt ansøger op og give en forklaring, men som minimum dem, du har haft til samtale. Fortæl dem, hvad der gjorde en anden kandidat til et bedre match. Var det erfaring og kvalifikationer? Lønkrav? Kemi? At give konstruktiv feedback til kandidater, der ikke blev valgt, er en vigtig del af at skabe en positiv ansøgeroplevelse og opretholde en professionel attitude.
Vær specifik og positiv
Gør din feedback så konkret som muligt og peg på områder, hvor ansøgeren kan forbedre sig. Anerkend de positive aspekter af ansøgningen eller interviewet, som vil hjælpe med at lette stødet af det afslag, der bliver givet.
Et eksempel på et positivt og specifikt afslag kunne for eksempel være dette:
“Kære [Ansøgerens Navn],
Vi værdsætter virkelig, at du har vist interesse i at blive en del af vores team her hos [Virksomhedsnavn]. Vi har gennemgået din ansøgning nøje og ønsker at udtrykke vores påskønnelse af dine kompetencer og erfaringer.
Efter en grundig vurdering har vi besluttet at gå videre med en anden kandidat til den aktuelle stilling. Vi var imponerede over din baggrund inden for [relevant kompetenceområde], og vi tror på, at du har meget at tilbyde. Desværre var vi nødt til at træffe et valg, der bedst opfyldte de specifikke behov for denne rolle.
Vi opfordrer dig til at fortsætte med at forfølge dine karrieremål, da dine færdigheder helt sikkert vil være en værdifuld tilføjelse et andet sted. Vi vil gerne holde døren åben for fremtidige muligheder og opfordrer dig til at holde øje med vores fremtidige stillingsopslag.
Endnu en gang tak for din interesse og din tid. Vi ønsker dig alt det bedste i din fortsatte karriere.
Med venlig hilsen”
Gå spadestikket dybere
Hvis du har lyst, kan du også gå et spadestik dybere og forklare de egentlige årsager til, at kandidaten ikke blev valgt. Det kan hjælpe vedkommende i fremtidige ansøgningssituationer. Her viser du, at du gerne vil hjælpe med at pege på kompetencer og egenskaber, kandidaten med fordel kan udvikle i fremtiden.
En kandidat vil altid sætte pris på at få professionelle øjne på områder, hvor vedkommende mangler visse færdigheder eller kvalifikationer. Også i en situation, hvor der lige er blevet givet et afslag på baggrund af selvsamme mangler på færdigheder.
Hvis du kender til ressourcer, kurser eller værktøjer, som kandidaten kan drage nytte af for at forbedre sine kompetencer, kan du nævne dem. Det viser dit overskud i den situation, hvor du er nødt til at være ”bussemand” og give et afslag, og det vil den fravalgte kandidat aldrig glemme dig for.
Læs også: Har du fejlrekrutteret? Sådan håndterer du situationen
Empati og en fremstrakt hånd
Vælg dine ord omhyggeligt og undgå at bruge nedladende eller negativt sprog. Det vil du garanteret heller ikke gøre bevidst, men husk, at budskabet ikke altid opfattes, som det er afsendt. Derfor skal du sætte dig i kandidaternes sted og smage på de ord, du sender afsted. Husk, at målet er at hjælpe kandidaterne med at forstå, hvordan de kan forbedre sig.
Hvis du mener, en eller flere af kandidaterne har potentiale, men måske ikke lige passede perfekt til den aktuelle rolle, opfordrer du dem til at søge igen i fremtiden, når der er relevante stillinger. Har de herefter spørgsmål eller gerne vil have en yderligere uddybning, så giv dem mulighed for at stille spørgsmål eller reagere på din feedback.
Selvom det er dig, der så at sige sidder med deres karriere i dine hænder, så gå til opgaven med ydmyghed og overskud. Det vil du og din virksomhed blive husket for meget længe.
Skriftlig eller mundtlig feedback?
Der er ingen tvivl om, at mundtlig feedback via et telefonopkald altid er at foretrække. Det er mere personligt, og mundtlig kommunikation er sværere at misforstå, da kandidaten kan høre dit toneleje, spørge ind til feedbacken og bede om en uddybning. Afhængig af situationen kan du også vælge at give skriftlig feedback i form at en e-mail.
Sørg for at give feedbacken privat, så kandidaten ikke føler sig offentligt udstillet eller ydmyget.
Læs også: HR-tendenser i 2023 – hvad byder det kommende år på?
Thomas Laudrup, CEO hos DEDIKATION, har masser af erfaring med feedback til kandidater, der ikke blev valgt. ”Husk, at formålet med konstruktiv feedback er at hjælpe ansøgeren med at vokse og forbedre sig”, siger han. ”Ved at vise respekt og empati i din kommunikation kan du hjælpe med at opretholde et positivt omdømme for din virksomhed”.
Når vi hilser på en person, siger vi altid pænt goddag, så hvorfor ikke også sige pænt farvel?