En arbejdsplads med fleksibilitet til at arbejde hjemmefra når man vil, er kommet for at blive. Danskerne vægter muligheden for at arbejde fra distancen højt, når de vælger job, men for at den hybride arbejdsplads skal forblive sund, kræver det, at lederne sætter ekstra ind på medarbejdernes trivsel, motivation og engagement. Læs med her og få vores bud på hvordan.
Arbejdspladsen anno 2023 er i forandring. I forlængelse af coronapandemien er flere virksomheder og organisationer blevet opmærksomme på, hvilken værdi den hybride arbejdsplads giver medarbejderne. Det er vekslingen mellem at være fysisk til stede på kontoret og at arbejde hjemmefra og deltage online i møderne, der hitter. Faktisk vil hver femte dansker søge nyt job, alene for at kunne arbejde hjemmefra, viser en undersøgelse fra 2021.
Denne forholdsvis nye måde at organisere hverdagen på, har bidt sig fast som en grundpille i virksomhedernes kultur. Det er blevet en selvfølge for medarbejderne, at muligheden eksisterer. Og det kræver noget ekstra af lederne, for som vi så under coronanedlukningen, kan det være en udfordring at holde et team motiveret på distancen.
Produktivitet på hjemmekontoret – øget eller mindsket?
Når medarbejdere vælger at arbejde hjemmefra, kan det give rum til mere fordybelse, end hvis man arbejder på kontoret, hvor der ofte kan komme mange afbrydelser i løbet af en arbejdsdag. Det betyder, at effektiviteten øges, hvilket kommer virksomhederne til gavn.
Det understøttes af en analyse fra Dansk Erhverv, der viser, at danskerne føler sig mere produktive, når de arbejder på distancen.
Dog peger den samme undersøgelse samtidig på, at en række af virksomhederne (34 procent af de adspurgte) oplever det modsatte – altså at medarbejderne er mindre produktive, når de arbejder hjemmefra. Den forskel fra hvad virksomhederne opfatter, til hvad medarbejderne føler, kan blandt andet skyldes, at det kan være svært at holde motivationen og engagementet oppe for de medarbejdere, der befinder sig langt fra hverdagen på kontoret.
Som vi ser det hos DEDIKATION, er følgende nogle meget vigtige hjørnesten, hvor lederne bør sætte ekstra meget ind, når det gælder den hybride arbejdsplads:
- motivation
- engagement
- trivsel
Det er elementer, der til hver en tid er essentielle at holde fokus på, understøtte og pleje, men i særdeleshed når det gælder et arbejdsfællesskab, som både foregår blandt dem, der er fysisk tilstede i virksomheden og dem, der bidrager fra hjemmearbejdspladsen.
Hjemmearbejde er ikke for alle
Når hybride arbejdspladser er kommet for at blive, er det vigtigt at sørge for, at medarbejderne trives med kombinationen af at kunne arbejde hjemme samt at møde ind på kontoret. For nogle kan det være udslagsgivende i forhold til at få hverdagen til at glide lettere. Det gælder særligt børnefamilierne, der får et pusterum før og efter arbejdsdagen, de dage hvor de undgår transporten til og fra arbejde.
For andre fungerer det skidt at sidde alene hjemme og arbejde, hvor det sociale aspekt ikke er til stede i så høj grad, som det er, når man har en sidekammerat at holde pauser med eller kan falde i snak med nogen ved kaffemaskinen. Det påpeger Thomas Laudrup, CEO ved DEDIKATION:
“Hjemmearbejde er ikke for hvem som helst. Det kan være svært at holde motivationen, og for mange ansatte er det også fællesskabet med kollegaerne, der gør hverdagen sjov,” siger han og uddyber:
“Behovet er forskelligt fra person til person, og som virksomhed er det essentielt, at man formår at kigge på den enkelte medarbejder og afdeling, så tilknytningen til arbejdspladsen og de sociale relationer fastholdes.”
Vær bedre til at tjekke ind hos den enkelte
For at sikre trivslen på den moderne arbejdsplads kan I holde et teammøde om morgenen og sikre, at alle er orienteret om stort og småt. Derudover er det en god ide at “tjekke ind” hos de medarbejdere, der arbejder hjemme. Det giver god mening at øge hyppigheden af den type samtaler, når arbejdet foregår på distancen, kontra når det foregår på virksomhedens adresse.
Samtidig er det alfa omega at holde sociale arrangementer på arbejdspladsen. Det er med til at styrke samarbejdsånden og fællesskabsfølelsen, når medarbejderne deler sjove stunder og fokus flyttes fra arbejdsopgaver til andre samtaleemner.
Og når medarbejderne bliver rykket tættere sammen, er der større chance for, at den enkelte føler sig som en del af virksomheden, selv når man et par dage om ugen bidrager til virksomheden bag en skærm på hjemmekontoret og kan føle sig langt væk fra kollegaskabet.
LÆS OGSÅ: En ny virkelighed venter – er du klar til omstillingen?
Sæt ild til motivationen og engagementet
Derudover kommer et af de mest udfordrende aspekter ved at sikre en sund hybrid arbejdsplads – nemlig at opretholde motivationen og engagementet for dit team af medarbejdere. Det kan være svært at holde gejsten og iveren oppe blandt dem, der arbejder hjemmefra. Engagementet kan mangle alene, fordi der ikke er andre, som også sidder og arbejder lige ved siden af, ligesom man er vant til på kontoret.
Fra lederen kræver det klar kommunikation i forhold til de opgaver, den enkelte sidder med og skal løse. Nogle har brug for meget koordinering og struktur, og for andre betyder det knap så meget. Er det muligt at fastslå en deadline for, hvornår opgaven skal være løst, er det også en fin måde at holde motivationen oppe, fordi der er en forventning om, at den skal løses inden for en bestemt tidsramme.
Med andre ord skal den medarbejder, der arbejder på distancen, være helt med på opgavernes karakter og formål. Samtidig er det vigtigt ikke at “glemme” de medarbejdere, der ikke er fysisk til stede på kontoret, så de også får tilbud om at kigge ind via skærmen i løbet af arbejdsdagen, som Thomas Laudrup påpeger:
“Sørg for jævnligt at give feedback og anerkendelse, så medarbejderen holdes ved ilden. Husk også at inddrage dem, der arbejder på distancen, i de sociale konstellationer, der kan være i løbet af arbejdsdagen såsom frokost, så de føler sig som en del af fællesskabet.”
Markér når det er fyraften
En af de andre vigtige aspekter at tage højde for, når hjemmearbejdsdage bliver en del af normen på arbejdspladsen, er at sikre rammerne for, at arbejdsdagen også skal slutte. For når medarbejderne i princippet kan arbejde hele døgnet rundt fra sit hjem, kan det være en svær balance at sætte en grænse for, hvornår arbejdsdagen er slut.
Det er derfor essentielt, at lederen går forrest og tydeligt viser, at der også skal være tid til andre ting i livet. Det kan gøres ved at huske at sige farvel og god dag til de hjemmearbejdende kolleger, når det er fyraften. Så bliver de mindet om, at klokken er ved at være mange, og at det er tid til at pakke sine ting og holde fri.
Lederne bør også arbejde hjemmefra
I tråd med ovenstående om at sørge for at markere over for alle medarbejdere, at arbejdsdagen er slut, er det også vigtigt, at lederne selv gør brug af at arbejde hjemme af og til for at vise, at det er helt acceptabelt i jeres virksomhed.
På den måde er det også nemmere for lederen at se, hvad der fungerer godt på distancen, og hvad I kan gøre bedre, så oplevelsen af at arbejde på hjemmebanen bliver forbedret. Det kan være helt lavpraktiske ting som at etablere muligheden for at kunne deltage online i møder via en særskilt skærm i alle mødelokaler.
For at møder fungerer godt i kombination af at nogle deltager virtuelt, og andre deltager ved fysisk fremmøde, er det væsentligt med en god struktur for mødets fremgang. Desuden er det også vigtigt, at talerækken holdes, så folk ikke taler i munden på hinanden, hvilket er meget mere forstyrrende, når man deltager online, end hvis man er i lokalet. Det er nogle af de ting, der kan erfares, når lederen selv er med på distancen af og til.
Inddrag medarbejderne og få guld tilbage i form af input
Sidst men ikke mindst kan det være gavnligt, hvis I sætter emnet “at arbejde på distancen” på dagsordenen til et møde for hele organisationen. Det kan I gøre for at sikre, at alle medarbejderne er bekendt med rammerne for at arbejde hjemmefra, men også for at få input fra medarbejderne om, hvad der kan forbedres.
Måske skal rammerne være endnu tydeligere i forhold til, hvornår man kan forstyrre sine hjemmearbejdende kolleger med spørgsmål. Og måske er der brug for at definere, hvor mange dage på en uge, det forventes, at den enkelte møder fysisk op på kontoret, og så videre.
Uanset om du allerede praktiserer en hybrid arbejdsplads, eller du påtænker at gøre det, giver det god mening at inddrage dine medarbejdere og få den erfaring, de fleste efterhånden har fået qua hjemsendelserne under corona. På den måde kan I i fællesskab sætte de bedste vilkår og strukturer for arbejdskulturen, og den medbestemmelse skaber et større tilhørsforhold for medarbejderne i forhold til virksomheden.
LÆS OGSÅ: Fremtidens arbejdsmarked: En hybrid mellem ude og hjemme
Råd du kan tage med
Opsummerende lyder vores råd og erfaring til ledere, der ønsker at sætte ekstra fokus på trivsel, motivation og engagement blandt de medarbejdere, der arbejder på distancen:
- Hold daglige team-møder
- Tjek hyppigere ind hos medarbejderne: hvordan går det med at arbejde hjemmefra?
- Inddrag alle i sociale tiltag i løbet af hverdagen – fx frokost
- Vær klar i spyttet om rammer for nye opgaver, følg op med feedback og sæt evt. en deadline
- Markér når det er fyraften og husk at sige farvel, når arbejdsdagen er slut
- Hold jævnligt sociale arrangementer for at styrke fællesskabsfølelsen
- Få styr på den teknologiske del: opsæt skærme i alle mødelokaler så dem, der arbejder hjemmefra, altid kan deltage
- Inddrag medarbejderne i rammerne for hjemmearbejde og evaluer jævnligt i fællesskab.
